TIK · Bab 4 Mengelola Basis Data

Onno W. Purbo

24/08/2021 09:51:18

SMA 11 KTSP

Daftar Isi

Bab 1 Mengenal Open Office Bab 2 Penangan Lembar Kerja Bab 3 Menggunakan Rumus dan Fungsi Bab 4 Mengelola Basis Data Bab 5 Data Pilot dan Grafik Bab 6 Proteksi, Manipulasi dan Cetak

Halaman

BAB IV

MENGELOLA BASIS DATA

Standar Kompetensi

➢

Menggunakan perangkat lunak pengolah angka untuk menghasilkan informasi.

Kompetensi Dasar:

➢

Men

getahui basis data pada OpenOffice.org Calc.

➢

Menggunakan fasilitas Data Sort.

➢

Menggunakan fasilitas Data Filter.

➢

Menggunakan fasilitas Validasi Data.

➢

Menggunak

an fasilitas Subtotal.

PENGERTIAN BASIS DATA

Calc mempunyai fungsi untuk melakukan manajemen pengelolaan basis data model

relasional. Basis data dibangun menggunakan struktur kolom dan baris.

Field

basis data

dibangun pada kolom-kolom Calc. Sementara itu,

Record

basis data dibangun pada baris-

baris Calc.

Beberapa fungsi basis data Calc yang banyak digunakan dalam proses pengolahan data

adalah:

Data Sort;

Data Filter;

Validasi Data; dan

Subtotal.

MENGGUNAKAN

FASILITAS

DATA SORT

Fasilitas data sort digunakan untuk mengurutkan data mengacu pada

Field

yang kita

inginkan. Untuk memperlihatkan proses pengurutan data, kita akan membuat data berikut

yang berisi Nama, Kota, Tanggal Lahir, dan Umur.

Tanggal lahir ditulis menggunakan format bulan/tanggal/tahun dalam bentuk angka agar

Calc mengenali bahwa yang kita masukkan adalah tanggal.

MENGELOLA BASIS DATA

Gambar

4.1 Penulisan data tanggal pada lembar kerja Calc

Pada Gambar 4.1, perhitungan umur dilakukan secara otomatis dari informasi tanggal lahir

menggunakan langkah berikut.

1.Kliklah sel

2.Ketiklah “

=YEARS(

“.

3.Kliklah sel

4.Ketiklah “

;TODAY();1)

”.

Secara otomatis, Calc akan memperlihatkan umur (dalam satuan tahun). Sementara itu,

pada baris masukan diperlihatkan rumusnya, yaitu

“=YEARS(C2:TODAY();1)”

Seperti yang sudah-sudah, rumus pada sel

perlu dikopi ke sel

sampai

D14

Perhatikan baik-baik bahwa pada bagian paling atas atau pada baris pertama, kita

menuliskan nama

Field

dan bukan

Record

atau data.

Berikut adalah langkah-langkah sederhana untuk mengurutkan data agar berurut sesuai

dengan usia dari yang paling tua ke yang paling muda.

1.Klikkan mouse pada sembarang sel.

2.Pilih

Data

3.Pilih

Sort

4.Pada menu yang ditampilkan, pilihlah

Sort By

UMUR agar tabel berurut

berdasarkan umur.

5.Pilihlah salah satu antara

Ascending

(Naik) atau

Decending

(turun).

6.Tekanlah tombol

OK.

MENGELOLA BASIS DATA

Gambar

4.2 Mengurutkan berdasar umur

Setelah tombol

ditekan, maka tabel yang kita miliki akan berubah dan sekarang urutan

akan berdasarkan umur. Perhatikan bahwa NAMA, KOTA, dan TGL LAHIR akan turut

mengurut mengikuti UMUR.

Gambar

4.3 Hasil pengurutan berdasarkan umur

MENGELOLA BASIS DATA

MENGGUNAKAN FASILITAS DATA

FILTER

Kadangkala kita ingin memfilter atau menyaring data berdasarkan kriteria tertentu. Hal ini

dapat dengan mudah dilakukan menggunakan fasilitas

Data

Filter

yang tersedia dalam

Calc.Sebagai contoh, kita ingin memfilter data yang ada berdasarkan kota dari setiap

anggota. Langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut.

●

Klikkan mouse pada sembarang sel dalam data.

●

Kliklah menu

Data

●

Pilihlah

Filter

●

Pilihlah

Auto Filter

Langkah di atas memberikan hasil seperti Gambar 4.4.

Gambar

4.4 Pemakaian Auto Filter

Jika kita mengklik anak panah yang ada di sebelah

Field,

kita dapat mengaktifkan pilihan

Filter

yang ada. Perhatikan Gambar 4.5.

Gambar

4.5 Pilihan Filter

MENGELOLA BASIS DATA

Jika

Filter

yang dipilih adalah “Jakarta”, lembar kerja hanya akan menampilkan data yang

termasuk dalam kategori kota “Jakarta” saja.

Gambar

4.6 Tampilan data yang diperoleh dengan filter Jakarta

Teknik

Auto Filter

yang mungkin akan menarik adalah untuk mencari anggota yang

mempunyai umur lebih muda daripada 40 tahun. Cara yang perlu dilakukan tidak terlalu

sukar, yaitu sebagai berikut.

1.Klikkan mouse pada sembarang sel dalam data.

2.Kliklah menu

Data

3.Pilihlah

Filter

4.Pilihlah

Auto Filter

5.Kliklah anak panah yang terdapat di sebelah

Field

Pada pilihan

Filter

yang

tampak, pilihlah

Standard Filter

Gambar

4.7 Pilihan Filter

Langkah di atas memunculkan jendela pengaturan Standard Filter (Gambar 4.8).

MENGELOLA BASIS DATA

Gambar

4.8 Penyaringan data dengan Standard Filter

6.Pilihlah

Field name

→

UMUR.

7.Pilihlah

Condition

→

“<”.

8.Pilihlah

Value

“40” (Gambar 4.8).

Setelah kita menekan tombol

, lembar kerja akan berubah. Kali ini lembar kerja hanya

menampilkan data yang berumur kurang dari 40.

Gambar

4.9 Penyaringan yang memberikan informasi nama-nama yang berumur di

bawah 40 tahun

MENGGUNAKAN FASILITAS

VALIDASI

DATA

Salah satu fasilitas yang sangat membantu dalam proses pemasukan data adalah fasilitas

untuk mengecek dan memvalidasi data. Sebagai contoh, kita menghendaki data yang

masuk harus memenuhi syarat tertentu seperti:

1.umur yang diizinkan harus di atas 17 tahun;

2.gaji bulanan harus di atas Upah Minimum Regional (UMR); dan sebagainya.

Kondisi-kondisi di atas dapat kita masukan dalam lembar kerja untuk memvalidasi data

yang di masukkan. Jika data yang dimasukan salah, fasilitas validasi data akan

memberitahukan kesalahan yang kita buat.

Sebagai contoh, mari kita lihat sebuah lembar kerja berisi nama, kota, dan gaji pada

Gambar 4.10.

MENGELOLA BASIS DATA

Gambar

4.10 Lembar kerja berisi data nama, kota, dan gaji

Yang akan dilakukan di sini adalah memvalidasi bahwa tidak ada orang yang memperoleh

gaji di bawah upah minimum. Misalnya, upah minimum yang ditentukan pemerintah

adalah Rp500.000,00/bulan. Langkah yang perlu dilakukan untuk melakukan validasi

tersebut adalah sebagai berikut.

●

Bloklah data

Gaji

menggunakan mouse. Kemudian, lakukan klik kanan agar kolom

dengan nilai gaji terblok.

Gambar

4.11 Memblok data pada kolom Gaji

●

Kliklah menu

Data

●

Pilihlah

Validity

(Validasi).

MENGELOLA BASIS DATA

Gambar

4.12 Jendela pengaturan Validity

●

Pastikan menu

Criteria

pada jendela validasi ditampilkan pada layar.

●

Pilihl

ah Allow

→

Decimal.

●

Hilangkan tanda centang pada Allow blank cells.

●

Pilihlah Data

→

greater than or equal to.

●

Masu

kkan

Minimum

→

500000.

Arti langkah di atas adalah untuk mengecek apakah ada angka yang di bawah 500.000.

Asumsi upah minimum adalah 500.000.

MENGELOLA BASIS DATA

Gambar

4.13 Menu Error Alert pada jendela Validity

●

Pada menu

Error Alert

divalidasi. Pastikan kita memilih

Action

→

“Stop”

. Pada

bagian

Error message

kita dapat menuliskan keterangan “Gaji harus di atas Upah

Minimum Regional Rp. 500.000/bulan”.

●

Jika kita memasukan angka di bawah 500.000 dalam kolom gaji, kita akan melihat

keterangan yang memberitahukan bahwa gaji harus di atas UMR (Gambar 4.14).

Gambar

4.14 Keterangan untuk masukan data di bawah 500.000

MENGGUNAKAN FASILITAS

SUBTOTAL

Pada saat membuat anggaran, kita perlu menghitung jumlah sebagian dari total

pengeluaran (subtotal). Tujuan pemakaian subtotal adalah untuk melihat pengeluaran tiap-

MENGELOLA BASIS DATA

tiap bagian.

Logika subtotal relatif sederhana, yaitu:

urutkan lembar kerja berdasarkan jenis/kelompok yang kita inginkan; dan

lakukan perhitungan subtotal dari menu

Data

dan

Subtotals

Contoh lembar kerja sebuah acara perkawinan di desa yang akan dihitung subtotalnya

adalah sebagai berikut.

Gambar

4.15 Lembar kerja anggaran acara perkawinan

Langkah yang diperlukan untuk menghitung subtotal adalah sebagai berikut.

●

Urutkan data berdasarkan kelompok pengeluaran yang terdapat dalam kolom BAGIAN.

●

Pilih menu

Data

●

Pilih

Sort

berdasarkan

Field

yang kita kehendaki.

Field

dalam contoh yang dibuat

adalah

BAGIAN.

Gambar

4.16 Hasil pengurutan kolom BAGIAN

MENGELOLA BASIS DATA

●

Klikkan mouse pada sembarang sel pada lembar kerja kita.

●

Kliklah menu

Data

●

Pilihlah

Subtotals

Langkah ini menghasilkan keluaran berupa tampilan untuk

mengonfigurasi subtotal.

●

Pastikan kita memilih

Group by

→

BAGIAN

●

Centanglah pilihan pada bagian

Calculate subtotals for

→

BIAYA

●

Pilihlah

Use function

→ Sum

Gambar

4.17 Pengaturan pada jendela Subtotals

●

Tekanlah

tombol

OK.

Langkah ini akan menampilkan hasil perhitungan subtotal untuk

lembar kerja.

MENGELOLA BASIS DATA

Gambar

4.18 Hasil perhitungan Subtotal pada anggaran acara perkawinan

F. RANGKUMAN

Calc mempunyai fungsi untuk melakukan manajemen pengelolaan basis data model

relasional. Basis data dibangun menggunakan struktur kolom dan baris.

Fasilitas data sort digunakan untuk mengurutkan data mengacu pada

Field

yang kita

inginkan.

Untuk menyaring data berdasarkan kriteria tertentu kita dapat menggunakan fasilitas

Data Filter.

Fasilitas Calc yang sangat membantu dalam proses pemasukan data adalah fasilitas

untuk mengecek dan memvalidasi data.

Untuk menjumlahkan data-data yang berupa angka menurut kelompok-kelompok

tertentu, kita dapat memanfaatkan menu

Data–Subtotals

G. ISTILAH-ISTILAH PENTING

Istilah

Arti

Ascending

Naik.

Calculate subtotals

Menghitung sebagian dari total.

Criteria

Kriteria.

MENGELOLA BASIS DATA

Istilah

Arti

Descending

Turun.

Error Alert

Pemberitahuan kesalahan.

Equal to

Sama dengan.

Filter

Tapis.

Greater than

Lebih besar daripada.

Sort

Mengurutkan.

Subtotals

Sebagian dari total.

Sum

Jumlah.

UMR

Upah Minimum Regional.

Record

Catatan.

H. EVALUASI

a. Soal Teori

Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut.

Sebutkan macam-macam fungsi pengelolaan basis data yang didukung oleh Calc.

Apa yang terjadi pada data Anda pada saat dilakukan pengurutan menggunakan pilihan

Ascending? Bagaimana pula dengan pilihan Descending?

Berapakah Upah Minimum Regional (UMR) di wilayah Anda? Bagaimana cara membuat

validasi data agar gaji pegawai sebuah perusahaan tidak kurang dari UMR?

Berapakah usia maksimum seorang

Sales Promotion Girl

(SPG)? Bagaimana cara bagian

personalia di sebuah

department store

atau mal membuat validasi data umur SPG?

Praktik

Kerjakan tugas-tugas berikut.

Buatlah lembar kerja berisi nama, alamat, nomor telepon, kota kelahiran teman-temanmu

dalam satu kelas. Gunakan fungsi

data sort

untuk mengurutkan data pada lembar kerja

berdasarkan nama.

Pada lembar kerja pada soal Praktik nomor 1, gunakan fasilitas

auto filter

untuk

menampilkan teman-teman yang mempunyai kota kelahiran yang sama.

Buatlah lembar kerja yang berisi nama teman-temanmu dan jumlah buku yang dibawa

dalam tas masing-masing. Gunakan fasilitas

auto filter

untuk menampilkan nama

temanmu yang membawa buku kurang dari empat.

Buatlah lembar kerja berisi anggaran panitia perayaan HUT Kemerdekaan RI. Gunakan

fasilitas subtotal untuk melihat anggaran tiap-tiap seksi dalam kepanitiaan tersebut.

Macam-macam seksi dalam kepanitiaan antara lain adalah seksi konsumsi dan seksi

dokumentasi.

MENGELOLA BASIS DATA